Por que Organizar o Fluxo de Entrada e Saída de Dinheiro da sua Empresa com um Controlador Financeiro?

1x1.trans Por que Organizar o Fluxo de Entrada e Saída de Dinheiro da sua Empresa com um Controlador Financeiro?

De onde vem e para onde vai o dinheiro da sua empresa? Todo gestor sabe ( ou ao menos deveria saber ) responder essa pergunta. No caso, a pergunta mais apropriada seria, quão precisamente você sabe de onde veio e para onde vai o dinheiro da sua empresa?

Saber qual o percentual de sua receita total uma empresa gasta com aluguel é fácil, entretanto saber precisamente quanto é gasto anualmente com materiais de escritório, telefone, luz, funcionários ( salário, 13o, férias, VR, VT, etc ) já dificulta a equação, principalmente na hora de cortar gastos.

Como escolher o que cortar? Melhor, como saber o que realmente está sendo gasto em excesso, acima do necessário?

A vantagem de usar um controlador financeiro é justamente poder ter acesso a todas as suas despesas e receitas de forma detalhada, categorizada e apresentadas em gráficos, relatórios e tabelas precisas e ordenadas.

O controlador financeiro possibilita a comparação mês a mês de gastos específicos, como – no exemplo citado anteriormente – materiais de escritório. Se você notar uma discrepância mensal muito grande – e sem justificativa – no aumento de gastos de materiais de escritório, você já achou um gasto fácil e rápido de cortar. Talvez não tão significativo, mas ainda assim pode representar uma economia razoável, ao longo do tempo.

Um caso mais significativo seria gastos com pessoal e receitas de produtos e/ou serviços. Ao observar que um serviço específico está sendo bastante requisitado, por exemplo, traduções de planos de negócios do português para o inglês, o gestor pode observar o quanto a empresa está lucrando com o serviço e quanto está gastando com seus empregados. Posterior a análise dos dados e o número de projetos que a empresa deixa de pegar, o gestor pode, com mais facilidade e segurança, ampliar o quadro, contratando outro funcionário para o setor, se isso for viável e lucrativo.

É possível, também, analisar o inverso – como evitar perder dinheiro. Por exemplo, no caso de traduções de projetos do português para o italiano, a empresa tem uma demanda mensal de 24 projetos e possui três funcionários na folha de pagamento. Mensalmente, são atribuídos 8 projetos de tradução a cada um dos funcionarios, porém descobre-se que cada um conseguiria traduzir 10, sem fazer hora extra, a capacidade individual de cada funcionário estaria subutilizada. Com os dados corretos e bem detalhados, o gestor pode facilmente levantar se vale mais a pena enxugar o quadro funcional, pois no tamanho atual ele custa mais do que a empresa ganha e, posteriormente, levantar no controlador financeiro e decidir se é mais rentável para a empresa pegar menos projetos por mês ou se deve pagar hora extra para os demais funcionários concluírem mais projetos.

Para que o controlador financeiro possa ajudá-lo a tomar essas decisões, é preciso organização e disciplina do gestor em registrar as despesas e receitas da empresa no programa. Todos os gastos devem ser registrados em suas devidas contas (conta corrente, cartão de crédito, caixa da empresa, etc), porém, não é necessário ser demasiadamente específico, caso o contrário, pode tornar a análise confusa. É importantes criar sub-divisões de despesas, mas criar um nome para cada despesa mínima – como canetas e grampos – podem gerar confusão, pois itens de baixo valor e relacionados poderiam fazer parte de uma mesma categoria.

Portanto, os três primeiros passos para começar a colocar o seu controlador financeiro em ordem são: criar contas, categorizar lançamentos e registrar lançamentos financeiros.

1) Criando as Contas

Primeiro, vamos identificar suas contas. Elas podem ser contas correntes de banco, o caixa de sua empresa ou a conta do cartão de crédito. Todo o dinheiro da empresa deve estar registrado em alguma conta. Também é aqui que  definiremos um saldo e uma data inicial para o controle.

Veja estes exemplos:

Data inicial do controle: 01 de Junho de 2012.

Saldo das Contas em 01/06

Banco do Brasil:

- 8.000
- Visa: -700
- Caixa: 1300

1x1.trans Por que Organizar o Fluxo de Entrada e Saída de Dinheiro da sua Empresa com um Controlador Financeiro?

Veja que o saldo da conta do seu cartão de crédito – VISA – está negativo. Isso é normal, já que seu saldo será zerado somente no dia do pagamento da fatura. Porém se você recebe suas vendas com cartão seus lançamentos serão sempre positivos.

1x1.trans Por que Organizar o Fluxo de Entrada e Saída de Dinheiro da sua Empresa com um Controlador Financeiro?

2) Categorização de Lançamentos

Cada lançamento em suas contas precisa ser categorizado. Com isto você saberá precisamente quais são suas receitas e despesas. É importante que não se crie muitas categorias para não gerar confusão. Faça da maneira mais resumida possível. O tempo dirá se será necessário especificar com maior precisão seus lançamentos. No controlador financeiro, as categoria tem nome de plano de contas e podem ser definidas de forma hierárquica.

Exemplo:

Plano de Contas:

1x1.trans Por que Organizar o Fluxo de Entrada e Saída de Dinheiro da sua Empresa com um Controlador Financeiro?

3) Registrando os lançamentos financeiros

1x1.trans Por que Organizar o Fluxo de Entrada e Saída de Dinheiro da sua Empresa com um Controlador Financeiro?

Data atual: 7 de Junho de 2012
Caixa: Saldo anterior: 1.300

Data Cliente Categoria Valor

01/06 Maria Silva Sapatos Femininos 120,00

01/06 Maria Silva Sapatos Femininos 190,00

02/06 Adones Rocha Sapatos Masculinos 95,00

05/06 <Consumidor> Sapatos Femininos 100,00

07/06 <Consumidor> Sapatos Femininos 100,00

07/06 Banco do Brasil Transferência -905

Saldo Atual: 1000

Obs.: A receita com vendas deve ser lançada na sua respectiva conta. Nem todas as receitas
entram na conta caixa, por exemplo, compras com cartão de crédito e débito em conta.

1x1.trans Por que Organizar o Fluxo de Entrada e Saída de Dinheiro da sua Empresa com um Controlador Financeiro?

Banco do Brasil: Saldo anterior 8.000
Data Cliente/Favorecido Categoria Valor

01/06 Imobiliária Casa Nova Aluguel -300,00

01/06 Empresa de Energia Energia -210,00

02/06 Revenda Tomás Produtos para venda -900,00

02/06 Maria Moda Feminina Produtos para venda -600,00

05/06 Governo Imposto -200,00

07/06 Caixa Transferência 905,00
Saldo Atual:

VISA

Data Cliente/Favorecido Categoria Histórico Valor
04/06 Loje Material Elétrico Suprimentos Lâmpadas 60,00

1x1.trans Por que Organizar o Fluxo de Entrada e Saída de Dinheiro da sua Empresa com um Controlador Financeiro?

Comments are closed.